ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ДАННИТЕ

 

Приета със Заповед № DP002 от 01.04 2019 г. на Изпълнителния директор и сведена до знанието на служителите, имащи достъп до лични данни.

 

I. Въведение

 

1. Общ регламент за защита на личните данни

 

Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46 / ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните-членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава „правата и свободите“ на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.

 

2. Обхват очертан от Общия регламент за защита на данните

 

Материален обхват (член 2)‑ настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни (например ръчно и на хартия), които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.

 

Териториален обхват (член 3)‑ правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.

 

3. Понятия

 

„Лични данни“ – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.

 

„Специални категории лични данни“ ‑ лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.

 

„Обработване„ – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване.

 

„Администратор“ – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка.

 

„Субект на данните“ ‑ всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.

 

„Съгласие на субекта на данните“ – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени.

 

„Дете“ ‑ Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години, въпреки че това може да бъде намалено на 13 от правото на държавата-членка. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал съгласието си.

 

„Профилиране“ – всяка форма на автоматизирано обработване на лични данни, изразяващо се в използването на лични данни за оценяване на определени лични аспекти, свързани с физическо лице, и по-конкретно за анализиране или прогнозиране на аспекти, отнасящи се до изпълнението на професионалните задължения на това физическо лице, неговото икономическо състояние, здраве, лични предпочитания, интереси, надеждност, поведение, местоположение или движение.

 

„Нарушение на сигурността на лични данни“ – нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин.

 

„Основно място на установяване“ ‑ седалището на администратора в ЕС ще бъде мястото, в което той взема основните решения за целта и средствата на своите дейности по обработване на данни. По отношение на обработващия лични данни основното му място на установяване в ЕС ще бъде неговият административен център.

 

Ако администраторът е със седалище извън ЕС, той трябва да назначи свой представител в юрисдикцията, в която администраторът работи, за да действа от името на администратора и да се занимава с надзорните органи. (Член 4 т.16) от ОРЗД)

 

„Получател“ – физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, пред която се разкриват личните данни, независимо дали е трета страна или не. Същевременно публичните органи, които могат да получават лични данни в рамките на конкретно разследване в съответствие с правото на Съюза или правото на държава членка, не се считат за „получатели“; обработването на тези данни от посочените публични органи отговаря на приложимите правила за защита на данните съобразно целите на обработването.

 

„Трета страна“‑ всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друг орган, различен от субекта на данните, администратора, обработващия лични данни и лицата, които под прякото ръководство на администратора или на обработващия лични данни имат право да обработват личните данни.

 

II. Декларация относно политиката по защита на личните данни

 

1. Ръководството на „ПУБЛИСИС” АД, се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на „правата и свободите“ на лицата, чиито лични данни „ПУБЛИСИС” АД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

 

2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.

 

3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.

 

4. Длъжностното лице по защита на данните отговаря за преразглеждането на „Регистъра на дейностите по обработване“ ежегодно в светлината на всякакви промени в дейностите на „ПУБЛИСИС” АД както и всички допълнителни изисквания, оценки на въздействието върху защитата на данните. Този регистър трябва да бъде на разположение по искане на надзорния орган.

 

5. Тази политика се прилага за всички служители/работници, клиенти и заинтересованите страни на „ПУБЛИСИС” АД, както и за обработващите и членовете на техния персонал. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.

 

6. Трети страни, които работят с или за „ПУБЛИСИС” АД, в т.ч. партньори, външни доставчици, клиенти и др., както и които имат или могат да имат достъп до личните данни на администратора, са длъжни да се запознаят и съобразят с тази политика. Администраторът е длъжен да сключи споразумение за поверителност на данните с всяка трета страна, на която предоставя достъп до личните данни, обработвани от него, което дава право на “ПУБЛИСИС” АД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения, освен ако обработването не се изисква от правото на ЕС или от правото на държава-членка.

 

III. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679

 

1. „ПУБЛИСИС” АД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679и носи цялата отговорност и рисковете от евентуално несъответствие с изискванията на ОРЗД, включително е отговорен за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на личните данни в “ПУБЛИСИС” АД.

 

2. Обработващ лични данни е всяко лице извън организацията на администратора, което обработва пряко личните данни от името на администратора – съхранява, дигитализира, каталогизира и т.н. цялата информация.

 

3. Длъжностното лице по защита на данните, респ. Длъжностното лице по защита на личните данни, изпълнява задачи, свързани със защита на личните данни, взема участие на заседанията на ръководството на администратора, на които се обсъждат въпроси от областта на защита на личните данни, и съветва администратора за доказване на съответствието със законодателството в областта на защита на данните и добрите практики.

 

Тази отчетност на ДЛЗД включва:

 

    • разработване и внедряване на изискванията на РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2016/679 както се изисква от настоящата политика;
    • управление на сигурността и риска по отношение на съответствието с политиката.

 

4. Длъжностното лице по защита на данните има специфични отговорности по отношение на процедури като „Процедура за управление на исканията от субектите“ и са контактна точка за служителите на администратора, които искат разяснения по всеки аспект на спазването на защитата на данните.

 

5. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на “ПУБЛИСИС” АД, които обработват лични данни, в зависимост от задълженията им длъжностните характеристики.

 

6. Политиката за обучение на „ПУБЛИСИС” АД определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на “ПУБЛИСИС” АД.

 

IV. Принципи за защита на данните

 

Цялата обработка на лични данни трябва да се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на „ПУБЛИСИС” АД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.

 

1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно

 

Законосъобразно ‑ да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като „основания за обработване“, например „съгласие“. Съгласието на субекта е едно от основанията за обработване на личните данни. Такова може да бъде също изпълнение на договор или законен интерес на администратора, в които случаи съгласие не е нужно да бъда давано.

 

Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, необходима във всеки конкретен случай и за всяка конкретна цел, по разбираем, кратък и достъпен за субекта на данни начин. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.

 

Прозрачно ‑ Регламент (ЕС) 2016/679 поставя изисквания относно това, каква информация трябва да бъде предоставена на разположение на субектите на данни, която е обхваната от принципа за „прозрачност“, регламентиран в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Съгласно цитираните разпоредби на ОРЗД, информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език, т.е. декларациите за поверителност, които се подписват от субектите на данни, трябва да бъдат подробни и конкретни, разбираеми и достъпни.

 

Правилата за уведомяване на субекта на данни от “ПУБЛИСИС” АД са определени в Процедура за прозрачност при обработката на лични данни и уведомлението се записва в Образец на Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни).

 

Специфичната информация, която трябва да бъде предоставена на субекта на данните, трябва да включва като минимум:

 

    • данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и, ако има такъв, на представителя на администратора;
    • контактите на Длъжностното лице по защита на личните данни;
    • целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването;
    • периода, за който ще се съхраняват личните данни;
    • съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права;
    • категориите лични данни;
    • получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо;
    • където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните;
    • всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.

 

2. Лични данни могат да се събират само за конкретни, изрично указани и законни цели

 

Данните, получени за конкретни цели, не трябва да се използват за цел, която се различава от тези, официално обявени на надзорния орган като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на „ПУБЛИСИС” АД. Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.

 

3. Личните данни трябва да бъдат адекватни, релевантни, ограничени до това, което е необходимо за обработването им със съответната цел. (принцип на минимално необходимото)

 

    • Длъжностното лице по защита на данните е отговорно да осигури „ПУБЛИСИС” АД да не събира информация, която не е строго необходимо за целта, за която тя е получена.
    • Всички формуляри за събиране на данни (електронни или на хартиен носител), включително изискванията за събиране на данни в новите информационни системи, трябва да включват декларация за добросъвестно обработване или връзка Декларация за поверителност (уведомление за поверително третиране на личните данни) и да бъдат одобрени от Длъжностното лице по защита на личните данни.
    • Длъжностното лице по защита на данните ще гарантира, че на (годишна) основа всички способи за събиране на данни се преглеждат от (вътрешен одит/външни експерти),за да се гарантира, че събраните данни продължават да бъдат адекватни, релевантни, не са прекомерни (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните и методология за оценка на въздействието).

 

4. Личните данни трябва да бъдат точни и актуализирани във всеки един момент, и да са положени необходими усилия, за да е възможно незабавно (в рамките на възможните технически решения) изтриване или коригиране.

 

    • Данните, които се съхраняват от администратора на данни, трябва да бъдат прегледани и актуализирани при необходимост. Не трябва да се съхраняват данни, в случаите, когато има вероятност да не са точни.
    • Длъжностното лице по защита на данните е отговорно да гарантира, че целият персонал е обучен в значението на събирането на точни данни и поддържането им.
    • Също така, задължение на субекта на данните е да декларира, че данните, които предават за съхраняване от „ПУБЛИСИС” АД са точни и актуални. Попълването на формуляр от субекта на данни, предназначени за администратора, ще включва изявление, че съдържащите се в него данни са точни към датата на подаване.
    • От служителите/работниците (клиентите/други) трябва да се изисква, да уведомяват „ПУБЛИСИС” АД за всякакви промени в обстоятелствата, за да могат да се актуализират записите на лични данни. Отговорността на „ПУБЛИСИС” АД е да гарантира, че всяко уведомление относно промяната на обстоятелствата е записано и се предприемат действия.
    • Длъжностното лице по защита на данните носи отговорност да се гарантира, че са налице подходящи процедури и политики за поддържане на точност и актуалност на личните данни, като се отчита обемът на събраните данни, скоростта, с която може да се промени, други относими фактори.
    • Най-малко на годишна база Длъжностното лице по защита на данните ще преглежда сроковете на съхранение на всички лични данни, обработвани от „ПУБЛИСИС” АД, като се позовава на инвентаризацията на данните и ще идентифицира всички данни, които вече не се изискват в контекста на регистрираната цел. Тези данни ще бъдат надеждно унищожени в съответствие с процедурите и правилата на администратора.
    • Длъжностното лице по защита на данните е отговорно за съответствие с искания за корекция на данни в рамките на един месец (Процедура за управление на исканията от субектите). Този срок може да бъде удължен с още два месеца за сложни заявки. Ако „ПУБЛИСИС” АД реши да не се съобрази с искането, Длъжностното лице по защита на данните трябва да отговори на субекта на данните, за да обясни мотивите си и да го информира за правото му да подаде жалба пред надзорния орган, и да потърси правна защита.
    • Длъжностното лице по защита на данните е отговорно за вземане на подходящи мерки, в случаите когато организациите на трети страни имат неточни или остарели лични данни, да ги информира, че информацията е неточна или остаряла и е да не се използва за вземане на решения относно лицата, да информира съответните страни; и да препраща всяка корекция на лични данни към третите страни, където това е необходимо.

 

5. Личните данни трябва да се съхраняват в такава форма, че субектът на данните може да бъде идентифициран само толкова дълго, колкото е необходимо за обработването.

 

    • Когато личните данни се запазват след датата на обработването, те ще бъдат съхранявани по подходящ начин(минимизирани, криптирани, псевдонимизирани), за да се защити самоличността на субекта на данните в случай на нарушение на данните.
    • Лични данни ще бъдат пазени в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и след като е преминал срокът им на съхранение, те трябва да бъдат надеждно унищожени по указания в тази процедура ред.
    • Длъжностното лице по защита на данните специално трябва да одобри всяко запазване на данни, което надхвърля срока на съхранение, дефиниран в Процедура за съхраняване и унищожаване на данните и трябва да гарантира, че обосновката е ясно определена и е в съответствие с изискванията на законодателството за защита на данните. Това одобрение трябва да бъде писмено.

 

6. Личните данни трябва да бъдат обработени по начин, който гарантира подходяща сигурност (чл. 24, чл. 32 от ОРЗД)

 

Длъжностното лице по защита на данните ще извърши оценка на въздействието (оценка на риска), като вземе предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от „ПУБЛИСИС” АД.

 

При определянето на това доколко уместно е обработването, Длъжностното лице по защита на данните трябва също така да разгледа степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (напр. персонал или клиенти), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.

 

При оценяването на подходящи технически мерки, длъжностното лице по защита на данните ще разгледа следното:

 

    • Защита с парола;
    • Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата;
    • Премахване на права на достъп за USB и други преносими носители с памет;
    • Антивирусен софтуер и защитни стени;
    • Правата за достъп основани на роли, включително тези, на назначен временно персонал;
    • Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други;
    • Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
    • Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране;
    • Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за „ПУБЛИСИС” АД.

 

При оценяването на подходящите организационни мерки Длъжностното лице по защита на данните ще вземе предвид следното:

 

    • Нивата на подходящо обучение в „ПУБЛИСИС” АД;
    • Мерките, които отчитат надеждността на служителите (например атестационни оценки, препоръки и т.н.);
    • Включването на защитата на данните в трудовите договори;
    • Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни;
    • Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
    • Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи;
    • Приемането на политика на „чисто работно място“[1];
    • Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове;
    • Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място;
    • Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място;
    • Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли;
    • Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса;
    • Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.

 

Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.

 

7. Спазване на принципа на отчетност

 

Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.

 

„ПУБЛИСИС” АД ще доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.

 

[1] При напускане на работното място, цялата работна документация е премахната или прибрана в подходящи за това и с ограничен достъп места – специални шкафове, заключени помещения, унищожаване на вече ненужни документи и т.н.

 

V. Права на субектите на данни

 

1. Субектите на данни имат следните права по отношение на обработването на данни, както и на данните, които се записват за тях:

 

    • Да отправя искания за потвърждаване дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните, както и информация кои са получателите на тези данни.
    • Да поиска копие от своите лични данни от администратора;
    • Да иска от администратора коригиране на лични данни когато те са неточни, както и когато не са вече актуални;
    • Да изиска от администратора изтриване на лични данни (право „да бъдеш забравен“);
    • Да иска от администратора ограничаване на обработването на лични данни като в този случай данните ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани;
    • Да направи възражение срещу обработване на негови лични данни;
    • Да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за целите на директния маркетинг;
    • Да се обърне с жалба до надзорен орган ако смята, че някоя от разпоредбите на ОРЗД е нарушена;
    • Да поиска и да му бъдат предоставени личните данни в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
    • Да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора;
    • Да не е обект на автоматизирано взети решения, които да го засягат в значителна степен, без възможност за човешка намеса;
    • Да се противопостави на автоматизирано профилиране, което се случва без негово съгласие;

 

2. „ПУБЛИСИС” АД осигурява условия, които да гарантират упражняването на тези права от субекта на данни:

 

    • Субектите на данни могат да направят искания за достъп до данни, както е описано в процедурата за Процедура за управление на исканията от субектите; тази процедура също така описва как „ПУБЛИСИС” АД ще гарантира, че отговора на искането на субекта на данни отговаря на изискванията на Общия регламент.
    • Когато исканията на субект на данни са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, „ПУБЛИСИС” АД може или да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията, комуникацията или предприемането на исканите действия, или да откаже да предприеме действия по искането.
    • Субектите на данни имат право да подават жалби до „ПУБЛИСИС” АД, свързани с обработването на личните им данни, обработването на искане от субекта на данни и обжалване от страна на субекта на данни, относно начина на обработване на жалбите в съответствие с Процедура за начините на комуникация при жалби и искания от субекта на данни. Жалбите могат да се подават направо до надзорния орган, като компетентният за това орган в България е Комисия за защита на личните данни, адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 (cpdp.bg).

 

VI. Съгласие

 

1. Под „съгласие“ „ПУБЛИСИС” АД ще разбира всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени. Субектът на данните може да оттегли своето съгласие по всяко време.

 

2. „ПУБЛИСИС” АД разбира под „съгласие“ само случаите, в които субектът на данните е бил напълно информиран за планираното обработване и е изразил своето съгласие и без върху му да бъде упражняван натиск. Съгласието, получено при натиск или въз основа на подвеждаща информация, няма да бъде валидно основание за обработване на лични данни.

 

3. Съгласието не може да бъде изведено от липсата на отговор на съобщение до субекта на данни. Трябва да има активна комуникация между администратора и субекта, за да е налице съгласие. Администраторът трябва да може да докаже, че е получено съгласие за дейностите по обработване.

 

4. За специални категории данни трябва да се получи изрично писмено съгласие Процедура по получаване на съгласие за обработване на лични данни на субектите на данни, освен ако не съществува алтернативно законно основание за обработване.

 

5. В повечето случаи съгласието за обработка на лични и специални категории данни се получава рутинно от „ПУБЛИСИС” АД, като се използват стандартни документи за съгласие (посочете) напр. когато нов клиент подписва договор или по време на набиране на нов персонал и т.н.

 

6. Когато „ПУБЛИСИС” АД обработва лични данни на деца, трябва да бъде получено разрешение от упражняващите родителските права (родители, настойници и т. н.). Това изискване се прилага за деца на възраст под 16 години (освен ако държавата-членка не е предвидила по-ниска възрастова граница, която не може да бъде по-ниска от 13 години).

 

VII. Сигурност на данните

 

1. Служителите на администратора, които съгласно договор или анекс имат задължение да обработват определени лични данни от името на администратора са длъжни да осигурят сигурността при обработването и съхраняването на данните от тяхна страна, включително да гарантират, че няма да разкриват данните на трети страни.

2. Личните данни или част от тях трябва да бъдат достъпни само за тези, които имат задължение да ги обработват/съхраняват, като достъпът може да бъде предоставен само в съответствие с изградените правила за контрол на достъпа. Всички лични данни трябва да се съхраняват например:

 

    • в самостоятелна стая с контролиран достъп; и/или в заключен шкаф или в картотека; и/или
    • ако е компютъризирана, защитена с парола в съответствие с вътрешните изисквания посочени в организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация (например правила за контрол на достъпа) ; и / или
    • съхранявани на преносими компютърни носители, които са защитени в съответствие с организационните и технически мерки за контролиране на достъпа до информация.

 

3. Да се създаде организация, която да гарантира, че компютърните екрани и терминалите не могат да бъдат гледани от друг, освен от оторизираните служители / работници на „ПУБЛИСИС” АД. От всички служители / работници се изисква да бъдат обучени и да приемат съответните договорни клаузи / декларация за спазване на организационните и технически мерки за достъп, както и правилата за заключване на работните станции, преди да им бъде предоставен достъп до информация от всякакъв вид.

 

4. Записите върху хартиен носител не трябва да се оставят там, където могат да бъдат достъпни от неоторизирани лица и не могат да бъдат изваждани от определените офисни помещения без изрично разрешение. Веднага щом хартиените документи вече не са необходими за текущата работа по поддръжката на клиенти, те трябва да бъдат унищожени в съответствие със създадена за това процедура/правила и съответен протокол.

 

5. Личните данни могат да бъдат изтривани или унищожавани само в съответствие с Процедура за съхраняване и унищожаване на данните. Записите на хартиен носител, за които е изтекъл срокът за съхранение, трябва да бъдат нарязани и унищожени като „поверителни отпадъци“. Данните върху твърдите дискове на излишните персонални компютри трябва да бъдат изтрити или дисковете унищожени, съгласно изградените правила/процедури.

 

6. Обработването на лични данни „извън офиса“ представлява потенциално по-голям риск от загуба, кражба или нарушение на лични данни. Персоналът трябва да бъде специално упълномощен да обработва данните извън обекти на администратора.

 

VIII. Разкриване на данни

 

1.„ПУБЛИСИС” АД трябва да осигури условия, при които личните данни не се разкриват на неупълномощени трети страни, което включва членове на семейството, приятели, държавни органи, дори разследващи такива, ако има основателно съмнение, че не се изискват по установения ред. Всички служители / работници трябва да бъдат предпазливи, когато им поискат да разкрият съхранявани лични данни за друго лице на трета страна. Важно е да се има предвид, дали разкриването на информацията е свързано или не с нуждите на дейността извършвана от организацията.

 

Необходимо е на служителите да се извърши специално обучение и периодични инструктажи с цел да се избегне риска от такова нарушение.

 

2. Всички искания от трети страни за предоставяне на данни трябва да бъдат подкрепени с подходяща документация и всички такива разкривания на данни трябва да бъдат специално разрешени от Длъжностното лице за защита на данните.

 

3. Личните данни ще се предоставят на компетентните публични власти при и по повод упражняване на техните властнически правомощия.

 

IX. Съхраняване и унищожаване на данните

 

1.“ПУБЛИСИС” АД не съхранява лични данни във вид, който позволява идентифицирането на субектите за по-дълъг период отколкото е необходимо, по отношение на целите, за които са били събрани данните.

 

2. „ПУБЛИСИС” АД може да съхранява данни за по-дълги периоди единствено ако личните данни ще бъдат обработвани за целите на архивиране, за цели в обществен интерес, научни или исторически изследвания и за статистически цели, и само при изпълнението на подходящи технически и организационни мерки за гарантиране на правата и свободите на субекта на данните.

 

3. Периода на съхранение за всяка категория на лични данни ще бъдат изложени в процедурата за Процедура за съхраняване и унищожаване на данните както и на критериите, използвани за определяне на този период, включително всякакви законови задължения, „ПУБЛИСИС” АД е да се запази данните.

 

4. Процедура за съхраняване и унищожаване на данните на „ПУБЛИСИС” АД ще се прилага във всички случаи.

 

5. Личните данни трябва да бъдат унищожени сигурно, съгласно принципа за гарантиране подходящо ниво на сигурност (чл. 5, пар. 1 б. е) от Общия регламент) ‑ включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки („цялостност и поверителност“).

 

X. Трансфер на данни

 

„ПУБЛИСИС” АД не прехвърля данни извън ЕС.

 

XI. Регистър на обработванията на данни (инвентаризация на данните)

 

1.„ПУБЛИСИС” АД е създала процес на инвентаризация на данните като част от своя подход за справяне с рисковете и възможностите в процеса на спазване на политиката за съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679. При инвентаризацията на данните в „ПУБЛИСИС” АД и в работният поток от данни се установяват:

 

    • бизнес процесите, които използват лични данни;
    • източниците на лични данни;
    • броя на субектите на данни;
    • описание на категориите лични данни и елементите на във всяка категория;
    • дейностите по обработване;
    • целите на обработването, за което личните данни са предназначени;
    • правното основание за обработването;
    • получателите или категориите получатели на личните данни;
    • основните системи и места за съхранение;
    • всички лични данни, които подлежат на трансфери извън ЕС;
    • сроковете за съхранение и заличаване.

 

2. „ПУБЛИСИС” АД е наясно с рисковете, свързани с обработването на определени видове лични данни.

 

3. „ПУБЛИСИС” АД оценява нивото на риска за лицата, свързани с обработването на личните им данни. Извършват се оценки на въздействието върху защитата на данните във връзка с обработването на лични данни от „ПУБЛИСИС” АД и във връзка с обработването, предприето от други организации от името на „ПУБЛИСИС” АД. (Процедура за оценка на въздействието върху защитата на данните).

 

4. „ПУБЛИСИС” АД управлява всички рискове, идентифицирани от оценката на въздействието, с цел да се намали вероятността от несъответствие с тези правила.

 

Когато вид обработване може да доведе до висок риск за правата и свободите на физическите лица, по-специално с използване на нови технологии и като се вземат предвид естеството, обхвата, контекста и целите на обработването, преди да пристъпи към обработване „ПУБЛИСИС” АД следва да извърши оценка на въздействието на предвидените операции по обработване върху защитата на личните данни. Една обща оценка на въздействието може да разглежда набор от подобни операции по обработване, които представляват подобни високи рискове.

 

5. Когато в резултат на Оценката на въздействието е ясно, че „ПУБЛИСИС” АД ще започне да обработва лични данни, които поради висок риск биха могли да причинят вреди на субектите на данни, решението дали обработването да продължи или не, трябва да бъде предадено за преглед от страна на Длъжностното лице по защита на лични данни.

 

6. Длъжностното лице по защита на данните, прави периодичен (ежегоден) преглед на първоначално инвентаризираните данни, преразглежда вписаната информация в „Регистъра на дейностите по обработване“ в светлината на всякакви промени в дейностите на „ПУБЛИСИС” АД.

 

 

[1] При напускане на работното място, цялата работна документация е премахната или прибрана в подходящи за това и с ограничен достъп места – специални шкафове, заключени помещения, унищожаване на вече ненужни документи и т.н.